Samstag, 17. Dezember 2016

Arbeitsorganisation. Oder: Ich und mein liebenswertes kleines Chaos

Als Einzelkämpfer im Homeoffice ist man sein eigener Herr. Das ist toll. Kein „Tu dies, tu das“ aus der Chefetage, keine nervigen Dresscodes, keine unflexiblen Arbeitszeiten. Herrlich!
Doch wie bei so vielen Dingen hat die Medaille zwei Seiten. Diese Freiheit ist Fluch und Segen zugleich. Auf der Pro-Seite stehen ganz eindeutig ein paar wichtige Punkte:

  • Einpassung der Arbeit in die Eckpfeiler des Privatlebens
  • Persönliche Freiheit auch am Arbeitsplatz
  • Flexibilität in allen Lebensbereichen 
  • Arbeiten nach dem persönlichen Biorhythmus 

Aber auch ein großes, dickes Contra gibt es:
  • Auch die Organisation hängt allein an mir. 

Um die Arbeitsorganisation ohne Druck und Vorgaben „von oben“ im Griff zu behalten, habe ich mir ein eigenes System erarbeitet. Das kann für den einen oder anderen Leser bekannt sein, andere mögen sagen, dass es nichts für sie selbst ist, wieder andere aber finden aber vielleicht eine Anregung und können mit meinen Vorschlägen etwas anfangen. Denn es sind nur Ideen, die man abwandeln oder ganz anders umsetzen kann. Alles kann, nichts muss ;)





Struktur ist alles: der geregelte Tagesablauf

Wie schön, dass man als sein eigener Chef tun und lassen kann, was man will. Ausschlafen, erst mal in Ruhe Kaffee trinken und Zeitung lesen, eine Runde um den Block drehen ... Doch halt – plötzlich ist der ganze Vormittag vertändelt und noch nicht ein Komma am Schreibtisch gesetzt. Um effektiv arbeiten zu können, brauche ich Strukturen und feste Zeiten.

Die werden in meinem Fall dankbarerweise von außen gesetzt: Die Kinder müssen um 7.30 Uhr am Schulbus sein – dann fällt der Hammer. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass auch ich um diese Zeit wach, angezogen und mit Kaffee versorgt sein muss. Also fängt mein Arbeitstag um 8 Uhr an. Wer keine solchen äußeren Faktoren hat, muss entsprechend ein bisschen mehr Selbstdisziplin aufbringen, aber das lohnt sich sehr.

Einfach vorstellen, dass man wirklich „zur Arbeit“ geht, das Homeoffice nicht als Laptop auf der Couch sehen, sondern als „richtiges Büro.“ Das kann enorm helfen. Genauso kann man analog zum normalen Büroalltag andere feste Zeiten wie Mittagspause einplanen – und auch den Feierabend. Wobei Überstunden natürlich auch vorkommen, diese aber auch als solche gesehen werden müssen und nicht als Normalität. Sonst kippt ganz schnell die Balance zwischen Arbeit und Freizeit. Denn das ist eine große Gefahr, wenn die Arbeit ständig zu sehen ist: die Freizeit davon zu trennen und ihr auch genug Raum zu lassen.


Drei Werkzeuge auf meinem Schreibtisch

Mein persönliches Arbeitsleben wird grob organisiert von drei wichtigen Werkzeugen, an denen eigentlich alles hängt: Wochenplan, Buchkalender und To-do-Liste.

Der Wochenplan: Eigentlich ist mein Wochenplan ein ganz normaler Stundenplan, wie man ihn aus der Schule kennt. Ich trage übersichtlich die Zeitblöcke ein, die ich zur Verfügung habe, und halte mich daran. Wobei natürlich auch eine gewissen Flexibilität gegeben sein muss, aber es ist erst mal sehr gut, wenn man eine klare Vorstellung von dem hat, was man wann erledigen möchte – Änderungen kommen ohnehin schon von selbst.



Der Buchkalender: Eigentlich ist es egal, welche Art von Kalender man nutzt. Ob es die Kalenderfunktion im Handy ist, in Outlook oder ein Taschenkalender ... Ich bevorzuge die „pen and paper“-Variante als Buchkalender, weil ich persönlich diese am übersichtlichsten finde. Aber egal, Hauptsache, die wichtigsten Termine und Eckdaten stehen übersichtlich aufgeschrieben und werden nicht übersehen. Zumal sich ja im Homeoffice-Modell berufliche und private Termine vermischen können. So stehen in meinem Kalender nicht nur meine beruflichen Termine und Deadlines, sondern auch die Schultermine der Kinder, Arzttermine und so weiter und so fort. Denn alles soll unter einen Hut gebracht werden – das funktioniert schon optisch besonders gut, wenn man die Termine ordentlich in den Kalender einpasst und darauf achtet, dass es keine Überschneidungen gibt.

Die To-do-Liste: Mit Abhaklisten organisiere ich die kleinste Einheit der zeitlichen Planung, nämlich das aktuell Anstehende. Was ist heute zu tun? Erstens, zweitens, drittens ... Nach Prioritäten sortiert. Dann hat man eine gute Übersicht über das, was ansteht, und hat das erhebende Gefühl, Erledigtes auch wirklich abhaken zu können.

Mit diesen drei Werkzeugen organisiert sich die Struktur von größeren Zeiträumen (Wochenplan) über Tagesabschnitte (Kalender) bis hin zu den eigentlichen Arbeitseinheiten (Liste).


Mein bester Freund: das Notizbuch

Unabhängig von meinem System zur Zeitplanung habe ich noch einen Joker: das Notizbuch. Es liegt ständig auf dem Schreibtisch in Reichweite, weil dort alles landet, was mir gerade durch den Kopf schießt. So muss ich keine Gedanken verschwenden, um daran zu denken, woran ich noch denken muss.

Beispiel: Ich bin gerade in der Überarbeitung eines Manuskripts. Da fällt mir ein: „Geschenk für den besten Freund kaufen, der hat bald Geburtstag.“ Ich könnte mich überhaupt nicht mehr auf die Arbeit konzentrieren, wenn ich dauernd daran denken müsste, dass ich daran denken muss.

Die Lösung: Notizbuch auf, reingeschrieben: Geschenk für xy kaufen, Notizbuch zu. Schon ist der Kopf wieder frei, ohne dass ich das Geschenk vergesse. Zudem verhindere ich, dass ich, statt zu arbeiten, in diversen Webshops nach dem passenden Geschenk fahnde und plötzlich eine ganze Stunde meiner Arbeitszeit weggesurft ist. Nach dem Feierabend schaue ich wieder in das Notizbuch und erledige dann mit klarem Kopf, was noch anliegt.


Ablagesysteme: nervig, aber sinnvoll

So weit zur Tagesstrukturierung. Darüber hinaus gibt es natürlich Dinge, die langfristig strukturiert werden müssen. Rechnungen, Einkommenssteuer, Projektunterlagen ... Ein Ablagesystem muss her.

Zu diesem Zweck sortiere ich grob in die Bereiche Projekte, Rechnungen, Bank/Versicherungen, Steuern – das wird wohl bei jedem anders sein, aber auch hier kommt mir erst mal auf das Grundprinzip an. Für jeden Bereich habe ich eigene Ordner, die groß und breit beschriftet sind und nicht irgendwo gestapelt werden, sondern ordentlich im Regal stehen. Was ich oft brauche, steht in Reichweite, was seltener benötigt wird, steht ruhig etwas weiter weg. Aber alles im gleichen Regal. So muss ich, wenn ich etwa die Steuererklärung mache, nicht lange durch die Gegend laufen und zum Beispiel den Rechnungsordner suchen, der ganz woanders aufbewahrt wird. Dadurch, dass ich nicht viel Zeit für die Suche verschwende, habe ich mehr Zeit für das Wesentliche: die Manuskripte und Projekte, an denen mein Herz hängt.


Mal keine Schreibinspiration ;)

Versuche einfach, die eine oder andere Anregung umzusetzen, gern auch abgewandelt oder auch völlig anders. Bestimmt entwickelst Du im Laufe der Zeit Dein ganz spezielles System, das Deinen Arbeitsalltag strukturiert. Übrigens freue ich mich meinerseits auch immer wieder über neue Anregungen!



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Zum Weiterlesen:



Katrin schreibt nicht, sie lässt schreiben und verleiht als Lektorin den Texten den letzten Schliff. Was sie liest, rezensiert sie gern auf https://nowheremansbuecherschrank.wordpress.com/



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